Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste, sekä selostus tietoturva käytännöistä ja rekisteröidyn oikeuksista
1. Rekisterinpitäjä ja rekisteriasioita hoitava henkilö
Suomen Kiinteistökeskus Oy / Suomen 365-Kiinteistökeskus LKV
(y-tunnus: 3022134-9)
Yhteystiedot rekisteriasioissa:
Henkilön asema yrityksessä: Toimitusjohtaja (Kiinteistönvälittäjä, LKV, KED)
Juha Laakkonen
Puhelin: 0400 – 244 324
Sähköposti: juha.laakkonen@365-kiinteistokeskus.fi
2. Rekisterin nimi
Suomen Kiinteistökeskus Oy / Suomen 365-Kiinteistökeskus LKV:n asiakasrekisteri.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti, sekä rekisteröityjä koskevien profiilien luominen rekisteröidyn toimintojen, kiinnostuksen kohteiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen analysoinnin perusteella.
Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen, kuten toiminnan ohjaukseen. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yritysten, asuntomyymälöiden, markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.
4. Rekisterin tietosisältö
Asiakassuhteeseen verrattavissa oleva asiallinen yhteys rekisterinpitäjän toimintaan syntyy esimerkiksi silloin, kun rekisteröity antaa toimeksiannon rekisterinpitäjälle, on osapuolena kaupassa tai muussa sopimuksessa, joka liittyy rekisterinpitäjän hoitamaan toimeksiantoon tai hyödyntää rekisterinpitäjän palveluita.
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietotyyppejä:
Perustiedot, kuten
- etu- ja sukunimet,
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet), • henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi,
- kansalaisuus,
- kieli,
- yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot
Rekisteröidyn antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten
- toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
- toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot • välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta)
- toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
Toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten
- Myytävän tai vuokrattavan kohteen näytöt sekä Rekisterinpitäjän vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot)
Toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten
- sopijapuolten nimet,
- sopimuksen kohde,
- kauppahinta tai vuokran määrä,
- välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
Rekisterinpitäjän asiakasvaroja koskevat tiedot
Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
- asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot • sähköisiä palveluita koskevat rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana tai muu tunnistamista koskeva tieto
- palveluiden asiointi- ja käyttötiedot, mukaan lukien rekisteröidyn palveluihin tuottama sisältö
- rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn selaimen tai muun päätelaitteen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (kuten IP-osoite, selain, selainversio)
- rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai kotikäyntiä koskeva pyyntö
- reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä mm. sähköpostit, txt viestit, whatsapp viestit jne. ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
- suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
- Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi henkilötietoja kerätään asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvista rekistereistä.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirto
Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Henkilötietoja luovutetaan vain rekisteröidyn antaman toimeksiannon tai hänen pyytämän muun palvelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa sekä rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereihin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta, tällaisia voivat olla esimerkiksi sellaiset toimeksiantopyyntöjä välittävät yritykset, joihin toimeksiantaja on ollut yhteydessä ennen toimeksiannon tekemistä tai sen yhteydessä.
Rekisterinpitäjä voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
7. Rekisterin suojaus
Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.
8. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaan, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.